شرح وظایف کارشناس و مدیر روابط عمومی

شرح وظایف مدیر و کارشناس روابط عمومی در سازمانی هم اکنون در آن مشغول به کار هستم پیش از حضور من تهیه شده است. این شرح وظایف متن تقریبا کاملی از آن چیزی است که هر روز من و همکارانم در حال انجام آن هستیم. به دلیل نوع فعالیت این سازمان و ارتباط مستمر با سازمان های هم عرض بین المللی، روابط عمومی و امور بین الملل در این سازمان با یکدیگر تلفیق شده اند.

این وظایف و فعالیت ها با کمی تغییر، جهت استفاده کارشناسان محترم روابط عمومی منتشر می شود. لازم به ذکر است برخی از وظایف محول شده به روابط عمومی ها از سازمانی به سازمان دیگر متغیر و متفاوت هستند و همچنین یادآوری می شود این وظایف قطعا کامل نیستند و چنانچه شما خواننده محترم نظر یا موردی برای افزودن به موارد یاد شده در نظر دارید از آن استفاده خواهد شد.

 

مدیر امور بین‌الملل

۱٫ نظارت بر برنامه‌های مربوط به همکاری‌های بین‌المللی،‌ منطقه‌ای و دو یا چند جانبه سازمان با پزشکی‌قانونی کشورهای دیگر و سازمان‌های بین‌المللی مرتبط با فعالیت‌های سازمان
۲٫ تدوین و ارائه راهکارهای گسترش روابط و همکاری‌های بین‌المللی سازمان
۳٫ ایجاد هماهنگی و تعامل با وزارت امورخارجه و سایر دستگاه‌های ذیربط
۴٫ انجام هماهنگی در امضای تفاهم‌نامه‌ها و قراردادهای بین سازمان و طرف‌های بین‌المللی
۵٫ نظارت بر امور مربوط به تشریفات هیأت‌های خارجی
۶٫ نظارت بر محتوای غیر فارسی پایگاه‌ اطلاع‌رسانی سازمان
۷٫ نظارت بر اقدامات اداره در خصوص مأموریت‌های خارجی هیئت های سازمانی
۸٫ تعامل با سایر بخش‌های سازمان جهت اخذ نیازمندی‌های مرتبط با امور بین‌الملل
۹٫ مدیریت نیروی انسانی حوزه امور بین الملل
۱۰٫ تعیین نیازهای امور بین الملل در حوزه های مختلف آموزشی، پژوهشی و ….
۱۱٫ تهیه و تدوین برنامه سالانه فعالیت های اداره امور بین الملل.
۱۲٫ مدیریت بخش بین الملل در فعالیت های مختلف سازمان مانند همایش های علمی و….
۱۳٫ سایر امور محوله از سوی مدیر مافوق

کارشناس امور بین‌الملل
۱٫ تنظیم و هماهنگی برنامه‌های مربوط به همکاری‌های بین‌المللی،‌ منطقه‌ای و دو یا چند جانبه و سازمان‌های بین‌المللی مرتبط با فعالیت‌های سازمان
۲٫ تهیه بانک اطلاعاتی امور بین الملل شامل اطلاعات سازمان‌های بین‌المللی، منطقه‌ای و ملی و نیز کنفرانس‌های بین‌المللی مرتبط مرتبط ۳٫ با فعالیت‌های سازمان
۴٫ پیگیری امور مربوط به شرکت هیئت های سازمانی در اجلاس‌های بین‌المللی
۵٫ انجام امور مربوط به ترجمه متون یا مذاکرات هیأت‌های خارجی با مسئولان ذیربط
۶٫ هماهنگی امور تشریفاتی هیأت‌های خارجی
۷٫ انجام هماهنگی های لازم و کمک به تأمین محتوای غیر فارسی پایگاه‌ اطلاع‌رسانی سازمان
۸٫ انجام و پیگیری سایر امور محوله از سوی مدیر

مدیر روابط عمومی
۱٫ تصمیم سازی در خصوص سیاست های خبری، تبلیغی ، انتشاراتی، آموزشی و مطالعاتی سازمان.
۲٫ نظارت بر حسن اجرای سیاست های سازمان در حوزه روابط عمومی.
۳٫ تصمیم سازی در خصوص بهبود و گسترش هر چه بیشتر ارتباط متقابل میان مسئولان و کارکنان سازمان و نظارت بر حسن اجرای سیاست های ابلاغی.
۴٫ ارتباط و تعامل با سرویس های خبری مرتبط با حوزه کاری سازمان و برنامه ریزی بازدیدهای دوجانبه میان سازمان و نهادهای خبری.
۵٫ برنامه ریزی جهت برگزاری همایش ها، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه ها و بازدیدها.
۶٫ ارائه مشاوره و همفکری با واحدهای مختلف سازمان در خصوص خدمات مرتبط با حوزه روابط عمومی مانند طراحی، گرافیک، انیمیشن، فیلم و سایر موارد هنری.
۷٫ برقراری ارتباط مستمر و منظم با مسئولین واحدهای روابط عمومی قوه قضاییه.
۸٫ مدیریت نیروی انسانی واحد و بررسی و تعیین نیازهای آن در حوزه های آموزشی و….
۹٫ تهیه و تدوین برنامه سالانه فعالیت های روابط عمومی.
۱۰٫ ایجاد هماهنگی میان روابط عمومی استان ها.
۱۱٫ نظارت شکلی و محتوایی بر سایت و وبلاگ سازمان.
۱۲٫ سایر امور محوله از سوی مدیر مافوق.

کارشناس روابط عمومی
۱٫ تهیه و تدوین اخبار، بیانیه، جوابیه، اطلاعیه و… ارسال و پیگیری انعکاس آن در رسانه های گروهی.
۲٫ انجام فعالیت های هنری در حیطه گرافیک اعم از طراحی موارد ارجاعی، صفحه آرایی کتب، جزوات و یا سایر موارد ارجاعی و….
۳٫ برگزاری نمایشگاه های سازمان و همکاری در برگزاری همایش ها، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه ها و بازدیدها.
۴٫ پیگیری موارد انتشاراتی روابط عمومی نظیر بروشور، مجله ارش، انواع الواح فشرده و ….
۵٫ ارتباط مستمر با رسانه ها (خبرگزاری ها، روزنامه ها و صدا و سیما).
۶٫ پایش اخبار منتشر شده در رسانه ها و تهیه بولتن روزانه و ارسال به مخاطبین درون سازمانی.
۷٫ ارتباط با همکاران درون سازمانی و کسب اطلاع از اخبار مرتبط با همکاران.
۸٫ تهیه گزارش یک، سه، شش ماهه و یکساله از میزان انتشار اخبار سازمان در رسانه ها و نیز گزارش های عملکرد روابط عمومی حسب مورد.
۹٫ به روز رسانی سایت و وبلاگ سازمان.
۱۰٫ ایجاد و تجهیز کتابخانه و آرشیو محصولات دیداری، شنیداری و نوشتاری مرتبط با فعالیت های روابط عمومی.
۱۱٫ انجام سایر امور محوله.